Акт наданих послуг для ФОП: коли потрібен, що має містити, зразок
Акт — первинний документ, який підтверджує, що послугу надано. Коли його вимагають, які реквізити обов'язкові за законом про бухоблік, навіщо сума прописом і як зробити акт за одне натискання після оплати.
Коротко. Акт наданих послуг (він же акт виконаних робіт) — первинний документ: ним ви і клієнт підтверджуєте, що послугу надано і претензій немає. Клієнту-компанії він потрібен, щоб поставити витрати в облік; вам — як доказ у разі спору. Обов'язкові реквізити визначені законом про бухгалтерський облік. Акт складають після виконання — до або після оплати, залежно від домовленості.
Коли акт потрібен, а коли ні
- Клієнт — компанія або ФОП. Потрібен майже завжди: без акта бухгалтер не має підстави списати витрати. Багато компаній не оплатять рахунок, поки не побачать акт (постоплата) — або попросять його одразу після оплати (передоплата).
- Клієнт — фізична особа. Зазвичай не потрібен. Виняток — коли людина хоче документ для роботодавця, страхової чи суду.
- Ви на єдиному податку. Акт потрібен вам самим: він підтверджує, що дохід отримано саме за послуги, дозволені вашою групою і КВЕД.
Що має бути в акті за законом
Стаття 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» перелічує обов'язкові реквізити первинного документа:
| Реквізит | Як це виглядає в акті |
|---|---|
| Назва документа | «Акт наданих послуг № 42» |
| Дата складання | 25.09.2026 |
| Назва сторін | Виконавець: ФОП Коваленко Ірина Василівна, РНОКПП, адреса. Замовник: ТОВ «Альфа Трейд», ЄДРПОУ, адреса |
| Зміст, обсяг, одиниця виміру | «Розробка лендингу — 1 послуга — 25 000,00 грн» |
| Посади і підписи | Виконавець — ФОП особисто; Замовник — директор або уповноважена особа |
Сума прописом («Двадцять п'ять тисяч гривень 00 копійок») законом не вимагається, але її просять майже всі бухгалтерії — вона захищає від виправлення цифр. Краще додавати завжди.
Посилання на рахунок або договір («згідно з рахунком №INV-0042 від 21.09.2026») — теж не обов'язково, але робить документ самодостатнім.
Передоплата чи постоплата — коли складати
- Передоплата: рахунок → оплата → послуга → акт. Акт складається датою фактичного надання послуги.
- Постоплата: послуга → акт → рахунок → оплата. Акт іде першим і часто є підставою для оплати.
В обох випадках дата акта — це дата, коли послугу надано, а не дата оплати. Якщо послуга тривала (підтримка, оренда) — акт за період, наприклад «за вересень 2026».
Підпис: паперовий, електронний, чи взагалі без нього
- Папір: два примірники, підписи обох сторін. Класика, яка досі працює.
- Електронний підпис (КЕП): через «Дію», Вчасно, M.E.Doc — рівнозначно паперу.
- Обмін сканами: якщо в договорі прописано, що сторони визнають скан-копії, — прийнятно на практиці для невеликих сум.
Для більшості ФОП з невеликими клієнтами достатньо PDF-акта, надісланого клієнту: він роздрукує, підпише і поверне скан або підпише КЕПом.
Як не робити акти руками
Акт майже повністю складається з того, що вже є в рахунку: сторони, позиції, сума. Тому логічно, щоб він формувався з рахунку одним натисканням — з реквізитами обох сторін, сумою прописом і місцем для підписів. Саме так це працює у Yours Invoice на тарифі Business: рахунок оплачено (або, для постоплати, ще до оплати) — кнопка «Акт PDF», і клієнт може завантажити його сам за тим самим посиланням.
Щоб акт був повним, у клієнта-компанії мають бути заповнені ЄДРПОУ і адреса, а у вас — адреса й підписант. Це вводиться один раз.
Зразок акта
Акт наданих послуг № 42 від 25.09.2026, м. Київ
Виконавець: ФОП Коваленко Ірина Василівна, РНОКПП 3123456789, 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 1
Замовник: ТОВ «Альфа Трейд», ЄДРПОУ 41234567, 01001, м. Київ, вул. Прикладна, 5
Ми, що нижче підписалися, склали цей Акт про те, що Виконавець надав, а Замовник прийняв такі послуги згідно з рахунком № INV-0042 від 21.09.2026:
| № | Послуга | К-сть | Ціна | Сума |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Розробка лендингу | 1 послуга | 25 000,00 | 25 000,00 |
Разом: 25 000,00 грн (двадцять п'ять тисяч гривень 00 копійок), без ПДВ.
Послуги надано в повному обсязі, у встановлені строки та з належною якістю. Замовник претензій не має.
Виконавець __________ Коваленко І. В. Замовник __________ ______________
Питання й відповіді
Чи може ФОП виставляти акт фізичній особі?
Може, але зазвичай не потрібно. Фізособа не веде облік витрат; акт складають, лише якщо клієнт його просить.
Що робити, якщо клієнт не повертає підписаний акт?
Надішліть акт із супровідним листом і зафіксуйте дату. У багатьох договорах є умова: якщо замовник не підписав акт і не надав заперечень протягом N днів — послуга вважається прийнятою. Якщо такої умови немає — варто додати в наступний договір.
Чи потрібна печатка?
Ні. Використання печаток для ФОП і компаній необов'язкове з 2017 року.
Акт складати датою оплати чи датою надання послуги?
Датою надання послуги (або кінцем періоду, якщо послуга тривала). Оплата може бути раніше або пізніше — на дату акта вона не впливає.